Бухгалтерия на аутсорсинге в условиях кризиса: путь спасения или непозволительная роскошь?

Бухгалтерский аутсорсинг является способом обеспечения деятельности предприятия без привлечения в штат наемного сотрудника. Его функции берет на себя сторонняя компания-подрядчик. Над документами и отчетами работает целая команда квалифицированных специалистов. От индивидуального предпринимателя или руководителя предприятия требуется лишь своевременная передача необходимого пакета документов и оплата услуг, все остальное берет на себя аутсорсинговая компания.


Отличия ведения бухгалтерии штатным специалистом от аутсорсинговой компании

Когда в компании имеется штатный бухгалтер, главная опасность таится в отсутствии контроля его работы. Зачастую руководители не разбираются в тонкостях ведения учета, в сроках сдачи той или иной отчетности. При проверке налоговой службы и иных фискальных органов могут быть обнаружены серьезные нарушения, которые обернутся внушительными штрафами. Для полноценной работы бухгалтера потребуется покупка специализированного программного обеспечения. Его настройка и обслуживание потребует приглашения IT-специалиста, что повлечет за собой дополнительные расходы. Как и в любой области деятельности, профессионалы высокого класса ценятся очень высоко. Поэтому руководитель должен позаботиться о мотивировании сотрудника. В противном случае есть риск лишиться грамотного специалиста.

Ключевые причины выбора аутсорсинга

1. Минимизация временных затрат. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют услуги бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Таким образом можно упростить весь документооборот и не тратить время на поиск нужного специалиста.

2. Экономия финансовых средств. В первую очередь – на зарплату и социальный пакет бухгалтера, покупку программного обеспечения, оплату повышения квалификации. Кроме того, обнаружение ошибок ведения документации рискует обернуться для предпринимателя крупными штрафами, которых потенциально можно было избежать. Стоимость выполнения необходимых работ зависит от объема и сложности, а не зарплаты сотрудника.

3. В профессиональной аутсорсинговой компании, помимо штата бухгалтеров, имеется один или несколько аудиторов. Они способны объективно оценить качество ведения бухгалтерского, кадрового учета и документооборота и вовремя выявить нарушения.

4. Проблему поиска специалистов берет на себя подрядчик. Он же обеспечивает повышение квалификации посредством посещения дополнительных курсов и обучающих семинаров, покупку специализированной литературы и бухгалтерских программ.

5. Непрерывное обслуживание. Если бухгалтер уходит в отпуск или на больничный, работа с документами прекращается на время его отсутствия.

Как выбрать аутсорсинговую компанию?

1. При выборе подрядчика для оказания бухгалтерских услуг первое, на что стоит обратить внимание – репутация и рекомендации от вызывающих доверие источников. Отзывы благодарных клиентов – что может быть убедительнее? Долгосрочное сотрудничество и база постоянных заказчиков покажут уровень профессионализма оказываемых услуг.

2. Не лишним будет поинтересоваться, имеется ли у аутсорсинговой компании сертификат страхования профессиональной ответственности. В случае ошибок при заполнении документации материальная ответственность ляжет на подрядчика, выполнявшего работу.

3. Для оценки компетентности работников можно запросить документы, подтверждающие уровень профессиональной подготовки. В заслуживающей доверие компании их предоставят без промедлений и ненужных вопросов. Предварительный договор по предоставлению услуг тоже стоит отдельного внимания. Изучение его опытным юристом позволит оценить возможные риски.

Какие функции можно переложить на аутсорсинг?

Помимо бухгалтерских услуг, на компанию-подрядчика можно возложить следующие обязанности:

1. Расчет заработной платы сотрудников предприятия, прием на работу и увольнение. Подготовка и сдача отчетной документации для ПФР и ФСС.

2. Подготовка бухгалтерской, налоговой, финансовой и статистической отчетности.

3. Инвентаризация имущества и иных объектов учета предприятия.

4. Обслуживание банковских счетов. Подготовка документов для осуществления безналичных расчетов.

5. Подготовка и сдача налоговой отчетности.

Почему еще не все перешли на аутсорсинг?

Некоторые предприниматели и руководители предприятий опасаются отдавать ведение бухгалтерии на аутсорсинг по следующим причинам:

● опасность разглашения конфиденциальных данных. Как правило, передаваемые документы не содержат особых секретов, поэтому в большинстве случаев это причина психологического характера. При заключении договора с компанией имеется раздел о неразглашении конфиденциальной информации, при его нарушении подрядчик несет ответственность соответственно действующему законодательству;

● отсутствие нормативно-правовой базы. Договор между аутсорсинговой компанией и клиентом заключается на основе общероссийского законодательства, в связи с чем используется общая, а не специализированная терминология. Пока не разработан ряд законов, регулирующих аутсорсинговую деятельность. Опасность может таить неграмотно составленный документ, содержащий расплывчатые формулировки и отсутствие четкого регламента оказываемых услуг;

● высокие требования к компетентности компании-подрядчика. Сотрудники должны предоставлять услуги на высоком уровне, чтобы избежать возможных ситуаций, подрывающих репутацию клиента. При использовании аутсорсером несовершенных технологий, повлекших потерю данных, возникает угроза информационной безопасности. Все эти пункты должны быть прописаны в договоре и застрахованы.

Для того, чтобы обезопасить свою предпринимательскую деятельность от рисков, связанных с ведением бухгалтерской отчетности компанией-аутсорсером, следует тщательно подойти к выбору партнера и заключению договора на предоставление услуг. При тщательном изучении рынка можно выбрать подрядчика, максимально удовлетворяющего требованиям конкретной компании.